TVA et taxes indirectes, en quoi leur gestion performante dépasse-t-elle les aspects fiscaux ?

Découvrez ci-dessous "La question du dirigeant" du 27 avril 2010, rédigée par Patricia More, Associée Landwell & Associés.

Article publié dans le quotidien Les Echos, dans la rubrique Management

TVA et taxes indirectes, en quoi leur gestion performante dépasse-t-elle les aspects fiscaux ?

Trop longtemps négligées, les taxes indirectes commencent à intéresser les directions fiscales. Mais leurs enjeux ne devraient-ils pas être également à l'agenda de la direction générale ?

Jugez par vous-même au travers d'exemples classiques, si votre entreprise ne court pas les mêmes risques :

• Perte sèche : à défaut de documentation, des entreprises peuvent être redressées jusqu'à 19,6 % de leur chiffre d'affaires à l'export.
• Décalage de trésorerie : à cause d'une organisation défaillante, elles obtiennent le remboursement de leurs crédits de TVA avec un retard de plusieurs mois par rapport aux délais autorisés par la législation fiscale.
• Ruptures de chaines logistiques d'achat et de vente : faute de documents adéquats, des marchandises sont bloquées par les douanes aux frontières, occasionnant des retards de production ou de livraison.

Aucun doute, une gestion performante des taxes indirectes implique d'intégrer de nombreuses fonctions liées au contrôle interne des flux, aux paramétrages des systèmes d'information, aux obligations de déclaration, à la logistique, au contrôle de gestion, etc. Mais, c'est bien au directeur fiscal d'être le garant de l'efficacité de l'ensemble !

Et toute adaptation de l'organisation est à mener au regard de l'actualité telle que le « paquet TVA », le statut d'Opérateur Economique Agréé, les nouveaux moyens de contrôle…

• Pourquoi les taxes indirectes prennent-elles aujourd'hui une place croissante dans la gestion fiscale des entreprises et méritent de figurer à l'agenda de la direction générale ?

-  Parce qu'elles se généralisent dans le monde et représentent un pourcentage significatif des recettes fiscales des Etats :

A l'horizon 2012, des systèmes de TVA (ou équivalent à l'étranger GST) existeront dans 163 pays sur 198.
Cette expansion s'explique par l'attrait que ces taxes représentent pour les différents gouvernements. Illustrations :
-  Elles sont efficaces : elles représentent en moyenne 18,9% des ressources fiscales des pays de l'OCDE (environ 62% pour la Chine, un peu plus de 50% pour la France, 42% pour le Mexique et l'Allemagne) ;
-  Elles sont rentables : elles sont moins couteuses à recouvrer que les impôts directs. Par exemple, l'administration fiscale britannique a estimé les coûts de gestion administrative de la TVA à 0,55% des revenus collectés contre 1,27% pour l'impôt sur le revenu ;
-  Elles sont quasi-« indolores » en tant que taxe sur la consommation ;
-  Elles sont universelles : elles peuvent toucher toutes les transactions.

-  Parce que les risques de sanction sont accrus pour les entreprises :

De par la préférence aujourd'hui donnée par les autorités à la fiscalité indirecte, les entreprises sont confrontées à un nombre croissant de contrôles de plus en plus efficaces et sont exposées à des risques de sanction accrus.

Le montant des pénalités applicables en matière de taxes indirectes est généralement élevé, pouvant aller jusqu'à 50% du montant de la transaction en France (jusqu'à 200%, en Italie). Ainsi une erreur sur l'identité ou l'adresse du client ou du fournisseur peut à l'extrême conduire à l'application d'une pénalité de 50% de l'intégralité des sommes versées ou reçues. Egalement, le Royaume-Uni a récemment renforcé son arsenal de sanctions pour contraindre les opérateurs à respecter leurs obligations en la matière.    
           
En outre, la multiplication, la mondialisation et la complexité croissante des échanges ont pour conséquence immédiate d'augmenter le risque d'erreur dans le traitement de l'impôt. Il en résulte un risque de contrôle fiscal ou douanier accru et par suite un risque de redressement et de sanction plus grand.
A cet égard, le développement des contrôles fiscaux informatiques, qui permet aux autorités fiscales de vérifier l'exhaustivité des opérations, conduit à une hausse générale du montant des redressements effectués.

-  Parce qu'elles peuvent contribuer à améliorer la trésorerie :

Des coûts de trésorerie générés par les taxes indirectes peuvent être facilement limités avec des idées très simples comme la mise en place d'une procédure de récupération systématique de la TVA en cas d'impayés. Le simple fait de se poser de bonnes questions peut améliorer la trésorerie : quelques exemples :
-  Les mises au rebus ou vols de marchandises sont-ils correctement documentés pour éviter d'avoir à reverser de la TVA ?
-  Une procédure de récupération systématique de la TVA supportée à l'étranger existe-t-elle ? L'entreprise a-t-elle mis en place une procédure des achats en franchise pour éviter d'avoir à financer son crédit de TVA ?
-  L'entreprise a-t-elle identifié les dépenses pour lesquelles la TVA n'est pas récupérée ?
-  Les sociétés financières, les holdings, les centrales de trésorerie…ont-elles analysé l'opportunité d'utiliser la règle de l'affectation plutôt que le prorata général de déduction en vue d'optimiser la récupération de la TVA, génératrice de gains immédiats ?
-  L'entreprise a-t-elle mis en place le report de paiement des droits de douanes et de la TVA à l'importation ?
-  L'entreprise utilise-t-elle les régimes économiques douaniers à bon escient ?
-  L'entreprise s'est-elle assurée de la nécessité et du niveau des garanties douanières ?

Curieusement, si tout le monde peut se poser ces questions simples, force est de constater que du fait d'un manque de communication entre les différentes fonctions, elles sont rarement considérées.

-  Parce qu'elles peuvent contribuer à améliorer la compétitivité :

Selon l'enquête menée par nos soins sur l'attrait du statut d'Opérateur Economique Agréé, la principale motivation invoquée par les sociétés pour obtenir cette certification était de nature commerciale. En effet, cette certification, est avant tout considérée comme un gage de qualité vis-à-vis des clients permettant de se différencier des concurrents. Or, elle présente bien d'autres avantages tels que : simplification des formalités, réduction des délais de dédouanement, réduction ou suppression des garanties douanières, traitement préférentiel en cas de contrôles douaniers physiques ou documentaires. Pour plus d'information sur le statut d'Opérateur Economique Agréé (OEA), se référer à la synthèse de notre enquête PwC/Landwell & Associés/Landwell réalisée auprès des sociétés certifiées et non certifiées OEA, disponible sur notre site internet : http://www.landwell.fr/douane-statut-doperateur-economique-agree.html

-  Parce que les entreprises doivent faire face à une avalanche de réformes, et ce, partout dans le monde :

Illustrations rien que sur les nouveautés 2010 : la réforme en Inde, l'entrée en vigueur du paquet TVA en Europe, la réforme actuelle de la TVA immobilière en France, le projet de Directive agence de voyages, le projet de Directive Services Financiers, le projet de Directive facturation, le projet DELTA (dématérialisation des formalités douanières), EMCS (dématérialisation des documents de circulation accises), etc.
Une telle actualité impose aux entreprises de réaliser une veille règlementaire constante afin d'être en mesure de respecter leurs obligations et limiter les risques.

• En quoi une gestion performante de ces taxes implique de nombreuses fonctions au sein de l'entreprise ?

-  La cartographie des flux : une étape clé de l'approche d'optimisation des taxes indirectes à établir conjointement avec notamment les départements logistique, juridique et de trésorerie

La cartographie des flux est la pierre angulaire de toute approche d'optimisation des taxes indirectes. En effet, l'établissement d'une cartographie des flux de biens et de services entrant et sortant permet d'identifier les flux externes au groupe des flux internes, et de distinguer, le cas échéant, les flux importants de ceux dont les enjeux sont moindres. Elle n'est pertinente que si elle est constamment tenue à jour des évolutions (nouveaux pays, clients, fournisseurs, relations contractuelles, restructurations internes etc). Aucun doute, elle ne peut pas être établie par les fiscalistes de manière isolée, elle est à construire conjointement avec notamment les départements logistique, juridique et trésorerie pour les paiements.

La seconde étape après l'identification des flux est le recensement des zones de risques ou de frottement. Ainsi une attention particulière est à porter à la documentation des opérations exonérées avec droit à déduction, au double-paiement, à la non récupération, au montant des garanties mises en place, aux situations de crédit de TVA, aux dates de paiement et de récupération de la TVA, aux exclusions de droit à déduction, au coefficient de déduction de l'entreprise, à la facturation, aux impayés, à la démarque inconnue, à la règle d'origine, à la classification douanière, aux accords préférentiels, etc.

Cette analyse repose certes sur la connaissance et l'expertise de la direction fiscale mais elle implique également des informations issues des autres départements logistique, comptabilité, trésorerie, suivi clients… Par exemple, le département logistique est le seul qui peut renseigner les fiscalistes sur l'origine nationale et la composition des produits (sourcing), informations requises pour la classification douanière.

-  Une veille règlementaire et jurisprudentielle sous la responsabilité de la direction fiscale mais impliquant les autres fonctions pour en saisir les opportunités

Si la veille réglementaire elle-même est assurée par la direction fiscale, les analyses pour estimer si de nouveaux risques sont encourus ou si des opportunités peuvent être envisagées ne peuvent se faire sans la contribution d'autres directions.

Un premier exemple concerne le statut de l'OEA (Opérateur Economique Agréé). Le statut d'OEA requiert une certification par l'administration des Douanes. Il permet notamment un traitement préférentiel en matière de contrôle (nombre réduit de contrôles physiques et documentaires, traitement prioritaire en cas de contrôle) et une réduction voire une suppression des garanties douanières. Afin d'obtenir la certification OEA, il convient que le projet soit appuyé par la direction générale et qu'un grand nombre de directions soient consultées : les départements logistique (sécurité physique des entrepôts), systèmes d'information (sécurité de l'information) et contrôle interne (pilotage du projet, formalisation des nouvelles procédures à créer ou adapter), entre autres.

Un second exemple illustre la communication nécessaire entre la direction fiscale et les directions comptable et juridique. Un arrêt de la Cour de Justice de l'Union Européenne pourrait permettre de récupérer la TVA ayant grevé les frais de cessions de titres supportés par l'entreprise sous certaines conditions. Dans votre entreprise, les fiscalistes ont-ils posé la question aux services comptable et juridique pour savoir si des frais de cession ont été engagés cette année ? La possibilité de récupérer la TVA a été étudiée ?

- Deux fonctions transversales et impliquées dans la plupart des projets d'optimisation : les directions des systèmes d'information et le contrôle interne

-  Les systèmes d'information :
La gestion des taxes indirectes s'inscrit aujourd'hui dans un environnement complexe et global (flux de biens ou de services déconnectés du flux de facturation, pluralité d'établissements du client ou du fournisseur, multiplicité des opérations, des taux applicables, et des régimes TVA, etc). Un paramétrage attentif des systèmes d'information tenant compte des taxes indirectes confère souvent à l'entreprise un avantage concurrentiel non négligeable permettant de gérer sans risque la plupart des obligations déclaratives. Ceci est particulièrement vrai pour la TVA, élément souvent considéré trop rapidement dans les paramétrages alors que les enjeux financiers et de trésorerie sont significatifs.

- Le contrôle interne :
L'intégration des taxes indirectes dans les procédures de contrôle interne est primordiale. Toutes les nouvelles réglementations sont en effet à refléter dans la mise à jour des guides de procédures et sont à analyser pour la mise en place de nouveaux contrôles en vue de limiter les risques. Ainsi, la rédaction et la diffusion de guides de procédure et de contrôle ainsi que la mise en place de formations internes participent généralement à la bonne gestion des taxes indirectes.

Ainsi, une gestion performante des taxes indirectes implique de nombreuses fonctions au sein de l'entreprise. Il s'agit alors de travailler en « mode projet » avec une pluridisciplinarité des participants. Et pour un fonctionnement efficace de ces équipes, le soutien de la direction générale, porteuse des projets et coordinatrice des efforts poursuivis, est primordial.